Datenschutzerklärung

Stand: November 2026. Diese Erklärung informiert Sie gemäß DSGVO und TDDDG (vormals TTDSG) über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website.

1. Verantwortlicher

Okay-Tours GmbH
Geschäftsführer: Dipl.-Ing. Okay Focali
Heerstr. 27, 14052 Berlin
E-Mail: info@okay-tours.de
Telefon: (030) 891 97 10

2. Hosting bei Cloudflare

Diese Website wird über Cloudflare Pages ausgeliefert (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA). Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Server-Log-Daten (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, User-Agent, aufgerufene Ressource) kurzzeitig verarbeitet, um den Dienst sicher und stabil bereitzustellen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen Website).

Cloudflare verarbeitet Daten ggf. auch in den USA auf Basis der Standardvertragsklauseln und des EU-US Data Privacy Framework .

3. Reichweitenmessung mit Cloudflare Web Analytics

Wir verwenden Cloudflare Web Analytics — ein Cookie-freies Analyse-Tool ohne IP-Speicherung und ohne Fingerprinting. Erfasst werden ausschließlich aggregierte Besuchsstatistiken (Seitenaufrufe, Verweisquellen, Browser, Land). Es findet kein Tracking statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Kontaktaufnahme über das Auftragsformular

Wenn Sie unser Online-Formular ausfüllen, übermitteln wir die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail, Telefonnummer, Auftragsbeschreibung) per HTTPS an unseren Formularverarbeitungs-Dienstleister Web3Forms (US-Anbieter; Verarbeitung im Auftrag). Web3Forms leitet die Daten unmittelbar als E-Mail an unsere Adresse info@okay-tours.de weiter und speichert sie zur Zustellungsprüfung kurzzeitig auf eigenen Servern.

Hochgeladene Dokumente: Wenn Sie dem Formular Dateien beifügen, werden diese per HTTPS an eine von uns betriebene Server-Funktion übertragen und bei Cloudflare R2 mit Speicherort in der EU gespeichert (Cloudflare, Inc.; Verarbeitung im Auftrag). Der Zugriff erfolgt ausschließlich über einen signierten Link, der nur uns per E-Mail zugeht und nach 14 Tagen ungültig wird; die Dateien werden spätestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Über Web3Forms wird ausschließlich Ihre Nachricht samt diesem Link übermittelt — nicht die Datei selbst.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung). Aufbewahrungsdauer: bis zur abschließenden Auftragsbearbeitung; gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. § 257 HGB) bleiben unberührt. Unabhängig davon wird jede Anfrage anonym gezählt (siehe §8).

5. Spam-Schutz mit Cloudflare Turnstile

Unser Auftragsformular ist durch Cloudflare Turnstile gegen automatisierten Missbrauch (Spam, Bots) geschützt (Cloudflare, Inc.). Beim Absenden wird ein Verifizierungs-Token erzeugt und serverseitig geprüft; dabei verarbeitet Cloudflare technische Signale (u. a. Ihre IP-Adresse und Interaktionsmuster). Turnstile setzt keine Cookies und dient ausschließlich der Unterscheidung von Mensch und Maschine — es findet kein Tracking statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr von Spam und Missbrauch). Eine Verarbeitung erfolgt ggf. auch in den USA auf Basis der Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework.

6. Kartenanzeige (Standortkarte)

Die Karte auf der Kontaktseite ist ein statisches Bild, das auf unserem eigenen Server gespeichert ist. Es werden zu keinem Zeitpunkt Daten an Dritte übertragen — Ihr Browser ruft das Bild ausschließlich von unserem Server ab. Ein Klick auf die Karte vergrößert lediglich dasselbe Bild; es wird keine externe Verbindung aufgebaut. Das Kartenbild basiert auf Daten von OpenStreetMap (© OpenStreetMap-Mitwirkende, Lizenz ODbL).

7. Sprach- und Text-Assistent (Google Gemini)

Unsere Website bietet optional einen sprachgesteuerten Assistenten, der allgemeine Fragen zum Übersetzungsprozess beantwortet. Er wird ausschließlich dann aktiv, wenn Sie ausdrücklich einwilligen und ein Gespräch starten. Vor jedem Mikrofonzugriff erscheint ein Einwilligungs-Hinweis; ohne aktive Zustimmung wird keine Verbindung aufgebaut.

Technisch nutzt der Assistent Google Gemini Live (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). Während eines Gesprächs werden Ihre Sprachaudiodaten und Ihre IP-Adresse an Google übertragen und für die Dauer des Gesprächs verarbeitet, um Ihre Fragen zu beantworten. Eine Verarbeitung erfolgt ggf. auch in den USA.

Es werden keine Gesprächsinhalte gespeichert — weder Audio noch Transkript. Der Assistent ist so eingerichtet, dass er keine personenbezogenen Daten erfragt oder entgegennimmt; für einen konkreten Auftrag werden Sie an unser Formular bzw. an die telefonische oder persönliche Kontaktaufnahme verwiesen. Bitte teilen Sie im Gespräch keine personenbezogenen Daten mit.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis der Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework. Für Nutzer im EWR wendet Google nach eigenen Angaben seine Bedingungen an, die Daten nicht zum Training seiner Modelle verwenden. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, indem Sie den Assistenten nicht nutzen bzw. ein laufendes Gespräch beenden.

Text-Assistent (Chat). Neben der Sprachfunktion bieten wir einen Text-Chat mit demselben Zweck und denselben Regeln an. Er startet ebenfalls erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Ihre Nachrichten werden von unserem Server an Google Gemini (Anbieter wie oben) übermittelt, um eine Antwort zu erzeugen; Ihr Browser baut dabei keine direkte Verbindung zu Google auf, und Ihre IP-Adresse wird nicht an Google weitergegeben. Am Ende eines Chats wird der Gesprächsverlauf ein zweites Mal an Google übermittelt, um daraus die in §8 beschriebene anonyme Zusammenfassung zu erzeugen. Die Nachrichten selbst werden nicht gespeichert. Beide Assistenten sind KI-Systeme und geben sich auf Nachfrage als solche zu erkennen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

8. Anonyme Nutzungsstatistik der Assistenten und des Auftragsformulars

Um unser Angebot zu verbessern, erzeugen wir am Ende jedes Gesprächs mit dem Sprach- oder Text-Assistenten einen anonymen Datensatz. Er enthält ausschließlich: die Themenkategorie (z. B. „Preis“, „Dauer“, „Apostille“), das Ergebnis (z. B. „beantwortet“, „auf das Formular verwiesen“), die Anzahl der Gesprächsschritte, die Dauer, die Stunde des Gesprächs, die Sprache und die aufgerufene Seite, bei technischen Problemen die Fehlerklasse (z. B. „kein Mikrofon gefunden“) sowie gegebenenfalls einen kurzen Satz zum Anliegen, den das KI-System so formulieren soll, dass er keine Namen, Zahlen, Kontaktdaten, Orte oder Dokumentinhalte enthält; Sätze, die erkennbar solche Angaben enthalten (Zahlenfolgen, E-Mail-Adressen, Internetadressen), werden automatisch verworfen — eine Restunsicherheit bleibt, weshalb wir diese Sätze intern als ungeprüft behandeln. Ebenso zählen wir jede über das Auftragsformular gesendete Anfrage anonym: Leistungsart, Auftrag oder Angebot, Lieferweg, Sprache, ob Dateien beigefügt waren, Tag und Stunde — ohne Namen, Kontaktdaten, Referenznummer oder Dokumentinhalte.

Nicht gespeichert werden Gesprächsinhalte, Audio, Transkripte, Ihre IP-Adresse oder sonstige Kennungen. Die Datensätze werden auf der Cloudflare-Infrastruktur (siehe §2) für 90 Tage gespeichert und uns einmal täglich als interne Auswertung per E-Mail zusammengefasst. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Beratungsangebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); da die Datensätze keinen Personenbezug aufweisen, ist eine Zuordnung zu Ihnen nicht möglich.

9. Fehler-Monitoring (Sentry)

Zur technischen Fehlerdiagnose unserer Server-Funktionen (z. B. Formularversand, Datei-Upload) setzen wir Sentry ein (Functional Software, Inc., San Francisco, USA; Verarbeitung in der EU-Region). Tritt in einer Server-Funktion ein technischer Fehler auf, wird ausschließlich eine technische Fehlermeldung (Fehlertyp, Fehlertext, Aufrufpfad ohne Parameter) an Sentry übermittelt, damit wir den Fehler beheben können.

Dabei werden keine IP-Adresse, keine Formulareingaben und keine personenbezogenen Daten übertragen. Dieses serverseitige Monitoring lädt keine Skripte in Ihrem Browser und setzt keine Cookies. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem fehlerfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ergänzend kann der Sprachassistent (siehe §7) — und ausschließlich dann, wenn Sie dort eingewilligt und ein Gespräch gestartet haben — bei einem technischen Fehler einen Fehlerbericht aus Ihrem Browser an dasselbe Sentry-Projekt (EU-Region) senden. Übermittelt werden dabei nur technische Fehlerdaten (Fehlertyp, Fehlermeldung, technischer Ablauf, aufgerufene Seite ohne Parameter sowie Browsertyp und Betriebssystem) — keine Formulareingaben und keine Gesprächsinhalte. Ohne Ihre Einwilligung in den Sprachassistenten wird kein Fehlerbericht erstellt und keine Verbindung zu Sentry aufgebaut. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

10. Schweigepflicht & Berufsgeheimnis

Über alle datenschutzrechtlichen Pflichten hinaus unterliegen wir als beeidigter Dolmetscher und ermächtigter Übersetzer einer berufsrechtlichen Schweigepflicht. Inhalte aller Übersetzungs- und Dolmetscheraufträge werden streng vertraulich behandelt.

11. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

Bitte richten Sie Ihr Anliegen an info@okay-tours.de.

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219, 10969 Berlin
www.datenschutz-berlin.de

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich Rechtslage, technische Prozesse oder Datenverarbeitung ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite einsehbar.